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Formas de pagamento: boleto bancário

Publicado por Vinicius Manhães Teles há 6 meses.

Maquina Registradora
Foto de Guilherme Augusto Oliveira (CC)

Para receber os pagamentos das mensalidades do Be on the Net, optamos pelo uso do boleto bancário. Uma empresa consegue emitir boletos facilmente, bastando para isso firmar um acordo com seu banco. Além disso, qualquer pessoa consegue pagar um boleto sem maiores dificuldades, em qualquer banco ou casa lotérica.

Primeiros passos

Há aproximadamente um ano conversei o pessoal do Banco do Brasil, onde temos conta e firmei com eles um contrato para utilização de boletos bancários. Optamos por utilizar o boleto mais simples que existe, que não tem registro (carteira 18-019). É também um dos mais baratos. E, naturalmente, negociamos uma redução no valor da taxa cobrada pelo banco para o processamento dos boletos.

O Banco do Brasil nos forneceu um programa, chamado BB Cobrança, que não é a maior maravilha do mundo, mas atende bem no primeiro momento. É fácil gerar boletos através dele.

O banco disponibiliza um arquivo de retorno que a gente baixa pelo internet banking. Esse arquivo é processado pelo BB Cobrança e assim a gente fica sabendo quem pagou boletos no dia anterior. O valor pago fica bloqueado por um dia útil, quando então o banco libera o crédito, diretamente na conta corrente e desconta a taxa que lhe cabe.

Além do BB Cobrança, também utilizávamos uma planilha para controlar os pagamentos. Não implementamos um sistema interno mais sofisticado para controle dos pagamentos, nem compramos nenhum pronto. A razão disso é simples. Para nós, não fazia sentido investir em algo assim sem saber se o produto realmente decolaria. Então, adiamos o investimento. Depois de algum tempo, começamos a preparar nosso sistema financeiro e ele vem crescendo e se aprimorando a cada dia.

Por que fizemos assim?

A principal razão foi a simplicidade. Decidimos ter apenas uma forma de pagamento porque era o mais simples a fazer no início. Boleto bancário foi a escolha natural porque é uma forma bastante universal e fácil de controlar.

Decidimos fechar um contrato diretamente com nosso banco porque também era algo simples e conseguimos negociar uma boa redução na taxa de processamento dos boletos. Na época, dei uma olhada em alguns sistemas web que ofereciam o pagamento através de boleto, mas as taxas não eram convidativas ou os serviços ainda eram muito incipientes. Um ano depois, a história é outra. Acredito que tais serviços estejam melhores e as taxas já sejam mais baixas. Portanto, vale um estudo.

O que aprendemos?

O pagamento através de boleto tem funcionado bem. Praticamente todos os clientes aceitam bem e estão habituados a essa modalidade de pagamento.

Vale dizer que nós só enviamos os boletos através de email. Isso também facilita a vida de todo mundo e reduz os custos. Só tem um detalhe que não deu muito certo no início.

O BB Cobrança permite gerar um arquivo HTML e uma imagem do boleto (JPEG). Começamos enviando o arquivo HTML para os clientes, mas nem sempre eles conseguiam ver o boleto adequadamente. Então, experimentamos enviar arquivos PDF e o problema foi eliminado. Desde então, todos conseguem ver os boletos normalmente. Para trasformar os arquivos HTML em PDF, nós fizemos um script.

O fato de ser uma única forma de pagamento não tem sido um problema para os clientes. Entretanto, alguns escolheriam débito em conta, se essa opção estivesse disponível. Por enquanto, nós preferimos não seguir por esse caminho, pois temos outras prioridades. Mas, passamos a dar ao cliente a opção de receber boletos de meses futuros antecipadamente. Assim, o cliente pode agendar o pagamento desses boletos uma única vez, de modo que o efeito final, ao longo dos meses, é semelhante ao do débito em conta. Aproximadamente um quarto dos clientes adotou essa opção.

Se você estiver criando uma aplicação web, minha principal recomendação é que você simplifique ao máximo no início. Procure compreender a natureza do que você está oferecendo como serviço e avalie qual seria a melhor modalidade de pagamento. Se puder se limitar apenas a uma no início, talvez seja válido, como forma de simplificar. Em todo caso, analise também os sistemas web disponíveis atualmente para pagamentos online. Se encontrar algum que seja fácil de usar e cobre um valor aceitável, use-o.

No início, invista apenas o mínimo necessário nos controles internos. Dedique-se a colocar o serviço na rua e vender. Se tudo correr bem, aprimore os controles internos.

Se você puder colocar nos comentários um pouco de sua própria experiência sobre esse assunto, vai ser muito bacana. Alguma recomendação especial sobre sistemas web que possam facilitar o recebimento de pagamentos?

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Cofrinho e fluxo de caixa

Publicado por Vinicius Manhães Teles há 6 meses.

Cada vez mais as pessoas se convencem de que é possível montar um negócio e ser extramamente bem sucedido com ele. Não é para menos. Os exemplos de quem tentou e deu certo aparecem por todos os lados. Alguns são tão emblemáticos que quase parecem irreais, como o citado nas matéria Quem disse que preguiça é pecado?, da Pequenas Empresas & Grandes Negócios.

A vontade de montar um negócio é ainda maior na nossa área. Todo o sucesso da 37signals e outros tantos negócios bem conhecidos na área de tecnologia, nos atraem cada vez mais. A questão é: por onde começar?

Cofrinho
Foto de Endless Studio (CC)

Fluxo de caixa

Fazer um negócio dar certo envolve um grande conjunto de fatores. Mas, afundá-lo rapidamente é simples. Basta errar na administração do fluxo de caixa!

Para entender o conceito, imagine o cenário abaixo, que reflete as contas de um empreendedor em um dado mês:

Parece que este vai ser um mês bom, certo? Afinal, você começa com um saldo de mil reais e termina com um saldo de treze mil reais:

   1.000,00 
-  8.000,00
+ 20.000,00
-----------
  13.000,00

Se você faz contas desse jeito, você está em apuros. Além de olhar para os valores monetários, você precisa entender como as datas afetam essa história. Seu problema acontece no dia 5, quando você tem que pagar 8 mil, mas só tem mil no banco. O fato de você ter previsão de receber vinte mil alguns dias depois não ajuda muito.

Isso significa que você, ou não poderá pagar seus compromissos pontualmente (no dia 5), ou precisará pegar dinheiro emprestado. Agora acredite no que vou te contar: você não vai querer pegar dinheiro emprestado. Não no Brasil! Sobretudo sendo um pequeno negócio.

Reserva

O problema que descrevi acima é o mais corriqueiro que existe em qualquer negócio. Infelizmente as datas de recebimento frequentemente não combinam com as datas de pagamento.

Isso é ainda mais grave no início de uma empresa. Em um negócio já estabelecido e bem sucedido, existem receitas para cobrir as despesas. É preciso ter atenção ao fluxo de caixa, mas pelo menos há receita para pagar as contas. Por sua vez, um negócio recém-criado tipicamente só tem despesas. Leva tempo até que as receitas sejam capazes de cobrir os investimentos iniciais e os gastos diários do próprio negócio.

Para lidar com o problema de fluxo de caixa e a falta de receitas no início de uma empresa, é preciso haver reserva financeira. Ou seja, antes de abrir um negócio, é essencial ter dinheiro guardado no cofrinho. Durante a condução de uma empresa, idem!

Nos primeiros meses da empresa o dinheiro vai sair quase exclusivamente do cofrinho, então é essencial calcular os custos mensais que você espera ter e multiplicar pelo número de meses que imagina que se passarão sem que a receita seja suficiente para cobrir os gastos. No geral, sugiro que você reserve no mínimo o equivalente a um ano de desespesas (sendo bem otimista).

Depois que os negócios já tiverem decolado, você deve manter o máximo de atenção na sua reserva financeira. Procure fazer com que ela seja capaz de cobrir pelo menos alguns meses das despesas da empresa. Acredite, você vai precisar usar a reserva de tempos em tempos. Há flutuação nas receitas de qualquer empreendimento. A reserva nos permite segurar as pontas nos eventuais períodos de vacas magras.

O papel da reserva no início da Improve It

Quando comecei a Improve It, tinha reservas para pouco mais de um ano. Mas, no primeiro ano, as despesas foram acima do previsto e as receitas abaixo do desejado. Conclusão, as reservas foram consumidas mais rápido do que o imaginado. Não seria possível alcançar o décimo mês. Felizmente, fechamos nosso primeiro negócio de porte por volta do nono mês. Mais um mês de espera e a empresa teria fechado as portas.

Antes de nos dedicarmos exclusivamente ao Be on the Net, também montamos uma boa reserva financeira. Uma parte dela foi usada na primeira parte deste ano, até que as receitas do produto fossem capazes de compensar as despesas.

Conclusão

A Improve It, fundada em 2001, é hoje uma empresa de oito anos. O que significa que ela é uma raridade. A maioria das empresas morre em menos de cinco anos de vida. Há vários fatores que explicam porque estamos com as portas abertas até hoje, e cada vez melhor. Porém, como fundador, posso garantir que o fator número um sempre foi o mesmo: ter reserva financeira para ajudar na administração do fluxo de caixa. Isso é o feijão com arroz de qualquer negócio, mas infelizmente é um dos assuntos mais negligenciados pelos empreendedores. Portanto, se quiser montar um negócio, pense bem nessa questão: você tem reserva financeira? Lembre-se: a grande maioria das empresas fecha as portas por falta de capital.

Para saber mais sobre o assunto, veja este ótimo livro: 10 anos de monitoramento da sobrevivência e mortalidade de empresas (PDF). Lute pelo seu próprio negócio, se esse é seu sonho. É algo magnífico! Mas, estude o assunto e atue responsavelmente. Acredite, é preciso mais do que apenas Ruby, XP, Rails, CSS e outras tecnologias para criar um negócio sustentável.

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